在数字化转型加速推进的时代背景下，纸质业务档案管理作为基层公积金管理部工作运行的重要环节，面临着标准化程度不足、流程衔接不畅、安全保障薄弱等现实挑战。黔东南州住房公积金管理中心锦屏县管理部（以下简称“锦屏县管理部”）以问题为导向，创新实施“早谋划、早移交、早入库”三举措，构建起覆盖档案整理、审核、存储全链条的精细化管理体系，实现了纸质业务档案从粗放型的“人工翻找”到“一键定位”的跨越式升级。

早谋划：筑牢标准化管理根基

锦屏县管理部将“早谋划”作为破题之钥，在年初即启动档案管理标准化工作，通过召开由管理部干部职工、委托银行分管领导及委托业务具体承办人员共同参与的业务档案整理归档座谈会，构建起“多方协同、标准共商”的工作机制。在标准设计层面，系统学习《住房公积金业务档案管理标准》，结合管理部实际细化形成涵盖档案分类、编号规则、装订要求等具体指标的操作指南，为档案整理提供“可视化”参照。管理部针对各委托银行移交的业务档案，经过管理部接收、管理部主任审核后以具体案例形式编制《业务档案归档错误清单》，通过图文对比方式直观展现规范与不规范样本，确保委托业务档案整理人员“一看就懂、一学就会”。尤为关键的是，将档案规范化归档纳入委托银行季度、年度考核体系，通过“考核指挥棒”倒逼合作单位压实档案管理责任，形成“制度约束+绩效驱动”的双轮推进格局。这种前置化的谋划机制，逐步实现了档案管理从“事后整改”向“事前规范”的转变。

早移交：打通审核闭环提效率

锦屏县管理部针对以往业务档案移交滞后、审核周期长、问题整改不到位等痛点，建立“早移交、严审核、快整改”的闭环管理流程，构建起“日跟踪、周调度、月清零”的动态管控机制。

在移交环节，明确专人担任“档案催交专员”，通过数字化台账实时跟踪委托银行档案整理进度，实行“红黄绿”三色预警：对接近移交时限仍未完成的单位亮黄灯提醒，超期未交则亮红灯转委托银行行长督办，确保次月15日前100%完成档案移交。审核环节实行管理部主任负责制，对照归档标准化清单逐项核查，形成包含问题描述、整改建议、责任人和时限的《审核台账》，并于次月20日前反馈至委托银行。针对审核发现的问题，建立“问题整改销号”机制，要求责任单位在次月25日前完成整改并提交复查申请，管理部组织“回头看”验收，形成“发现问题—交办整改—验收销号”的管理闭环。

早入库：数智化守护档案安全

档案入库管理是档案管理的“最后一公里”，也是确保档案可查可溯的核心环节。锦屏县管理部以“早入库”为抓手，构建“物理安全有保障、数字管理有轨迹、责任追溯有依据”的全周期管理体系，实现档案从“入柜”到“定位”的数智升级。

在数字管理层面，建立“数表联动”，以年度为单位与实体档案柜的编号“柜—层—序”定位模块联动，实现档案存储位置的数字化映射。以锦屏县管理部3855笔贷款档案为例，调阅人员只需在归档台账中输入贷款职工姓名等关键词，即可实时获取档案所在柜号、层号、序号及库存状态，查询效率提升80%以上。同时，配套建立《档案室出入登记台账》，详细记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息，结合定期开展的防火、防潮、防虫安全检查，织密档案实体安全防护网，实现档案管理从“人工粗放”到“数字精准”的质变。